Organizacja dokumentów w kilku krokach

Porządek w dokumentacji to wielki atut każdej firmy. Wiele firm, przedsiębiorstw, biur, urzędów oraz sądów ma obowiązek przechowywania dokumentów nawet przez kilka (lub kilkanaście lat). W takim wypadku, ważna jest ich odpowiednia i właściwa archiwizacja. Co zrobić, by dokumenty były posegregowane właściwie, byśmy w każdej chwili mieli do nich dostęp? Zapraszam do zapoznania się z poniższym artykułem.

1. Właściwe pomieszczenia
Ważne jest, by na archiwizację dokumentów przeznaczyć osobne pomieszczenie, w którym będą znajdować się tylko i wyłącznie dokumenty już posegregowane. Takie wnętrze powinno być ciemne oraz wyposażone w specjalne regały i półki odpowiednio oznaczone.

2. Prawidłowa dokumentacja
W wielu firmach do archiwizacji dokumentów zatrudnione są specjalne osoby, które odpowiadają tylko za to. Jak się okazuje prawidłowa archiwizacja dokumentów nie jest rzeczą łatwą. Wymaga precyzji oraz skrupulatnego podejścia do tematu. Dokumenty, które chcemy zarchiwizować muszą być czytelne oraz w dobrym stanie (nie mogą być podarte, pogniecione, zalane np. kawą). Odpowiednie ich uporządkowanie, skategoryzowanie oraz opisanie wymaga wiele czasu. Według wymogów taki gotowy komplet powinien posiadać wykaz akt, spis treści oraz numerację stron.

3. Przybory do archiwizacji
Bez nich odpowiednia organizacja dokumentów jest niemożliwa. Warto zainwestować w odpowiednie przybory takie jak między innymi: specjalne segregatory, klipsy archiwizacyjne, przekładki kartonowe umożliwiające dokładny opis, odpowiednie przybory do pisania oraz etykiety, sprawią że w każdej chwili można łatwo i szybko znaleźć odpowiednie akta.